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Avviare un’officina specializzata per biciclette

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Un’alternativa al tradizionale negozio di biciclette può essere la creazione e l’avviamento di un’officina specializzata in manutenzione e riparazione. Un punto di riferimento dove trovare personale qualificato e aggiornato su tutti i nuovi sistemi, attrezzatura di qualità e un servizio di manutenzione professionale. In questo articolo vedremo quali sono i passi da effettuare per avviare questo tipo di attività.

Negozio tradizionale vs officina specializzata

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Qual è la differenza sostanziale tra un negozio “classico” e un’officina specializzata? inoltre, quali sono i vantaggi derivanti dall’avviamento di un’attività di sola manutenzione, piuttosto che di vendita? Iniziamo con il delineare l’officina: un luogo altamente specializzato e professionale, dove vi lavora personale competente e dove è possibile effettuare qualsiasi tipo di operazione, dalla sostituzione di un cavo freno a una Graziella alla revisione dell’idraulica di una forcella ammortizzata.

Le differenze con un negozio tradizionale sono presto dette:
Non c’è un’attività di vendita: il business di un’officina specializzata è la manutenzione delle biciclette dei clienti e non la vendita dei prodotti. Non si trovano quindi esposte biciclette, accessori, abbigliamento e quant’altro, bensì la maggior parte dello spazio è dedicata appunto all’attività lavorativa. Ovviamente l’officina dovrà essere fornita di una notevole quantità di ricambi, che potranno essere venduti in sostituzione durante le manutenzioni;

Non ci sono “marchi”: un negozio solitamente tratta solo alcuni marchi di biciclette (come i negozi “Puntorosso” creati da Wilier, per esempio) e vende esclusivamente quei prodotti, che siano bici, componenti o accessori. Un’officina specializzata invece lavora in modo trasversale e può “mettere mano” a qualunque tipo di bici, indipendentemente dal modello, dalla casa produttrice o da eventuali accordi di vendita;

Diversa gestione dello spazio: in un negozio tradizionale l’officina può avere uno spazio più o meno limitato, essere a vista oppure nascosta, avere un’importanza più o meno relativa ed essere specializzata oppure fornire solo un servizio di assistenza generica. In un’officina specializzata ovviamente l’attività di manutenzione rappresenta il 95% del business, quindi la gestione degli spazi, l’organizzazione logistica (sia per i clienti, per i ricambi e per i fornitori), l’arredamento e l’identità stessa dell’attività sono completamente diverse;

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In sostanza la grande differenza tra un negozio di bici e un’officina specializzata è che nel primo caso l’obiettivo è vendere bici, nel secondo invece è ripararle. Ma quali sono i vantaggi? Perché mai si dovrebbe avviare un’officina e non un negozio tradizionale?

Costi più bassi: un’officina specializzata ha un costo di avviamento più basso, dovuto al fatto che non vi sono bici da acquistare per poterle esporre;

Margini più alti: solitamente le aziende di bici concordano con i negozianti uno sconto del 30-35% sull’acquisto delle biciclette da vendere. Questo è il margine sul quale il negoziante deve guadagnare. Il problema sta nel fatto che è necessaria una certa liquidità per poterle acquistare e che se le bici rimangono invendute, si dovranno praticare degli sconti per poterle vendere prima che finisca la stagione, limando così i margini. Un’officina specializzata invece offre un servizio di manodopera che ha un costo quantificabile intorno ai 35€/ora, che consente di aumentare gli introiti;

Concorrenza di Internet: i negozi di bici soffrono la concorrenza (a volte spietata) degli e-commerce online. Non è raro che un cliente chieda il prezzo di un componente in negozio e poi vada a comprarlo online, poiché viene offerto a un prezzo inferiore. L’officina invece vende un servizio, l’assistenza tecnica, che non si può acquistare online. Se il cliente non è in grado di sistemare la bici da solo, dovrà per forza rivolgersi a un professionista;

Trasversalità: un’officina si occupa di qualunque manutenzione possibile su una bici. Questo fa sì che la clientela sia variegata: ciclisti urbani che devono sostituire una catena, biker che hanno bisogno di assistenza per le sospensioni, stradini con cambio elettronico, persone comuni che hanno esigenze di piccole manutenzioni (sostituire una camera d’aria, cambiare un cavo).

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Il lay-out dell’officina

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Ora che abbiamo visto perché possa essere conveniente avviare un’attività di questo genere, vediamo come organizzarne gli spazi. Ci sono aspetti molto importanti che non vanno trascurati. Il primo è l’impatto che si vuol dare al cliente: l’officina deve essere un luogo pulito e ordinato, che dia immediatamente un’idea di professionalità. Vi ricordo che l’immagine che darete della vostra officina è molto importante, poiché il cliente penserà che tratterete la sua bici come voi fate con la vostra attività. Per cui meglio organizzare l’officina in un edificio commerciale arieggiato e luminoso, con vetrine che facciano entrare la luce naturale.

Tutta l’attività dell’officina deve essere a vista: il cliente entrando deve capire che quello è un luogo in cui si lavora bene. Un altro aspetto importante è la pulizia, per cui meglio proteggere il pavimento con coperture idonee, che permettano di pulire in fretta olii e grassi, senza lasciare macchie e aloni. Pulizia significa anche banchi da lavoro sgombri, attrezzi ben organizzati e appesi ai muri, scatole e packaging nei cestini e non sparsi in giro, biciclette dei clienti ben disposte e non accavallate le une sulle altre.

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Quali sono le attrezzature necessarie per creare la propria officina? Ecco qui alcune idee:
Banco accettazione: un banco che divida l’ingresso dalla zona di lavoro (anche per questioni di sicurezza), dove accogliere i clienti. Su questo banco è bene tenere la cassa, un pc dove inserire i dati per creare le schede cliente e qualche materiale promozionale;

Banco di lavoro: un banco da meccanico con pianale in legno da 40mm di spessore, dotato di morsa, cassettiera e supporto pannellato dove appendere gli attrezzi. Questo sarà il banco dove verranno effettuate la maggior parte delle operazioni;

Banco per sospensioni: un banco apposito, con pianale in acciaio inox, morsa per il fissaggio delle sospensioni, cassettiera con attrezzi e ricambi e un bidone dove raccogliere gli olii esausti. Su questo banco verranno realizzate tutte le operazioni di manutenzione delle sospensioni;

Banco per bici: un banco apposito dove fissare la bici in sicurezza e poter lavorare su tutti i lati in modo comodo, organizzando bene gli attrezzi e i materiali;

Carrello: un carrello mobile, con cassette per riporre gli attrezzi è molto utile per poter effettuare manutenzioni particolari. È inoltre essenziale se si vuole appoggiare sopra il pc per effettuare il settaggio dei cambi elettronici;

Scaffali e cassettiere: per organizzare in modo preciso i ricambi;
Supporti a muro: per appendere forcelle, ruote e quant’altro serva sia per la ricambistica di questi componenti;

Gli attrezzi devono essere di qualità e prodotti da aziende leader nel settore. Dato che saranno gli oggetti più usati all’interno dell’officina, meglio investire la maggior parte del budget in questo ambito, piuttosto che nello striscione all’ingresso o nelle magliette per lo staff.

La formazione del personale

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Chi desidera avviare un’officina di questo genere non può limitarsi a “conoscere” la bici, deve essere un vero tecnico del ciclismo. Per poter lavorare con cognizione di causa su bici da città, cambi al mozzo, sospensioni, freni a disco, ruote in carbonio, bisogna essere dei veri professionisti. Inoltre le persone che lavorano all’interno di una realtà di questo tipo sono dei veri e propri tecnici, capaci di consigliare il cliente e di guidarlo nella scelta dei componenti o di giustificare sempre il motivo di ogni riparazione/sostituzione effettuata. Infine si deve essere bravi nel gestire le persone (cliente, dipendenti e fornitori), nel saper risolvere i problemi e gli inconvenienti (ritardi nelle forniture, problemi durante le manutenzioni, clienti insoddisfatti) e gestire ottimamente il magazzino.

Diventare professionisti richiede un investimento di tempo, impegno e anche denaro. Un’ottima soluzione è partecipare a corsi di formazione, per poter apprendere e rimanere al passo con le tecnologie, oltre ad avere un “pezzo di carta” da poter appendere in officina, che sicuramente offre un benefit notevole e ha un impatto positivo sul cliente.

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Importantissima la trasparenza: nell’officina devono essere esposti i prezzi per ogni operazione (magari su una lavagna) in modo che il cliente sappia già cosa andare a spendere. Inoltre il meccanico deve sempre avvisare il cliente prima di effettuare una manutenzione non prevista e ricevere l’autorizzazione. Non è mai bello portare la bici per sostituire i cavi cambi e trovarsi a dover pagare per movimento centrale, serie sterzo e centratura ruote, soprattutto se il meccanico all’inizio non aveva nemmeno fatto cenno a queste operazioni. Trasparenza significa professionalità e se si lavora bene i clienti tornano e si guadagna. Lavorare bene è un obbligo, lavorare male una scelta.

La gestione del magazzino

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L’officina deve stringere accordi con i vari fornitori per l’acquisto della ricambista (notevole) che serve per il normale svolgimento dell’attività. Serviranno cavi, guaine, catene, cuscinetti, paraoli, lubrificanti, sgrassanti, guanti e una miriade di altri componenti. Spesso ci si troverà a dover ordinare un ricambio la mattina per il pomeriggio, per cui è meglio affidarsi a fornitori seri e con disponibilità di magazzino. La gestione dei ricambi è importantissima, poiché il titolare dell’officina deve sempre sapere quello che ha in casa, in modo da non effettuare acquisti inutili o trovarsi con una bici da consegnare sulla quale non può montare il ricambio perché non è a magazzino. Creare un proprio archivio gestionale (usando il classico excel oppure uno dei programmi gestionali disponibili online) è fondamentale per organizzare bene il lavoro, effettuare gli ordini nei giusti quantitativi e avere sempre in casa il minimo indispensabile per far fronte alla mole di lavoro determinata dal periodo. Ovviamente in inverno il magazzino potrà essere più sguarnito che in estate, dato che il lavoro tende a subire un calo fisiologico.

Gestire i clienti

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Esattamente come si fa per il magazzino, anche i clienti devono essere gestiti in modo “scientifico”. Si deve creare un archivio della propria clientela, così organizzato:

• Anagrafica: nome, cognome e residenza;
• Tipo di bici;
• Data intervento;
• Descrizione intervento;
• Ricambi venduti;
• Prezzo di vendita del servizio;
• Costi sostenuti;

In questo modo è possibile creare uno storico di ogni manutenzione effettuata, il che offre numerosi vantaggi. Per prima cosa permette di capire quali sono le attività più richieste, in modo da poter acquistare più ricambi di un tipo piuttosto di un altro, ottimizzando il magazzino e riducendo i costi. Inoltre consente di stimare, a fine mese o a intervalli regolari, i margini su ogni manutenzione, introducendo così modifiche (aumentare il costo, migliorare il servizio, ridurre i tempi). Infine ha una funzione di garanzia: se il cliente torna con un problema, aprendo l’archivio potrete capire, anche a distanza di mesi, se quella manutenzione l’avete fatta voi e se il difetto riscontrato possa essere collegato direttamente alla vostra attività oppure no. Di solito i clienti tendono a dare la colpa sempre al meccanico, anche se non vi è alcuna correlazione (la sospensione non si blocca più, anche se voi avete sostituito la catena, questo è un classico esempio), per cui creare il proprio storico è fondamentale per limitare le perdite di tempo e ottimizzare il lavoro. E’ comunque importante aprire una polizza assicurativa che protegga dai danni inflitti a terzi: è il modo migliore per evitare di dover ripagare un telaio in carbonio criccato da un dipendente sbadato o un freno che non ha lavorato bene dopo che è stata consegnata la bici al cliente.

Concludendo

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Abbiamo visto come avviare un’officina specializzata in riparazione di biciclette, un’attività ancora poco sviluppata in Italia e con notevoli prospettive di crescita. Qualora siate interessati ad aprire un’officina di questo genere ma non sapete da che parte iniziare, lo staff di Bikeitalia è a disposizione per eventuali consulenze.
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