Noleggio bici: perché cambiare il gestionale

C’è un momento in cui ogni noleggio bici in crescita si trova davanti alla stessa domanda: gli strumenti che usi stanno lavorando per te, o stai lavorando tu per aggirare i loro limiti?

Smile & Ride ha risposto cambiando gestionale. Ecco cosa è successo.

Smile & Ride è un noleggio familiare storico, con sede alla stazione ferroviaria di Pisa. Una posizione strategica per intercettare il turista che arriva in treno o all’aeroporto Galileo Galilei e vuole muoversi subito, senza auto. In nove anni di attività, Maria Elena Mancuso e suo marito hanno fatto crescere la flotta fino a 200 biciclette, strutturando un team con dipendenti e sviluppando itinerari propri.

Una crescita costante che, a inizio stagione 2026, ha richiesto un passaggio decisivo: l’adozione di Lokki come software gestionale.

Il problema: un gestionale che allontanava i clienti

Prima di Lokki, Smile & Ride usava un software diffuso nel settore, basato su un modello a commissione: nessun canone fisso, ma una percentuale aggiunta al prezzo del cliente al momento del pagamento online. Col tempo, questa percentuale è aumentata, creando attrito.

«Non era tanto una questione di costo diretto: lo pagava il cliente, non noi. Era strategico. Quella commissione compariva nel checkout come voce aggiuntiva rispetto al prezzo mostrato. Quante persone arrivano fino a lì, vedono un costo extra inatteso, e abbandonano? Non avevamo i dati precisi, ma il timore era fondato», spiega Maria Elena Mancuso, co-titolare di Smile & Ride.

Il risultato? Un doppio danno:

• prenotazioni online perse per attrito nel checkout.
• impossibilità di offrire lo stesso prezzo online e in negozio.

«Volevamo che il cliente trovasse lo stesso prezzo online e di persona. Con il vecchio sistema, non era possibile senza rinunciare a un margine».

A questo si aggiungeva un limite operativo: il software era solo in inglese, richiedendo uno sforzo aggiuntivo a un team che lavora quotidianamente in italiano.

La soluzione: perché scegliere Lokki

Lokki è il software gestionale pensato per i noleggi di bici, ebike e attrezzatura outdoor. Gestisce tutto: prenotazioni online, disponibilità della flotta, operatività di officina e pagamenti (inclusa la preautorizzazione della cauzione).

Il passaggio a Lokki, avvenuto a inizio 2026, è stato dettato da tre motivi chiari:

1. Nessuna commissione per il cliente: il modello è a canone fisso. Il prezzo online è identico a quello in negozio, senza sorprese al checkout.
2. Interfaccia in italiano: tutto il team lavora in lingua madre, garantendo più velocità nella gestione quotidiana.
3. Supporto reattivo: fondamentale per una transizione a ridosso dell’apertura stagionale.

«La transizione è stata più semplice del previsto. Stefano e Maxim sono stati presenti, hanno risposto rapidamente a ogni domanda, e qualsiasi problema è stato risolto in tempi brevi. Per un’azienda che non può permettersi di fermarsi a inizio stagione, questo fa tutta la differenza».

La rivoluzione in officina e la sicurezza della cauzione

Con 200 biciclette, il coordinamento mattutino (basato interamente su carta) era diventato un collo di bottiglia. Oggi, con Lokki, il team in officina lavora su tablet: ogni mattina trova già le informazioni pronte (quale bici, per quale slot, per quale cliente), tutto tracciato e visibile.

«È un cambiamento apparentemente piccolo nella forma, ma enorme nella pratica quotidiana: meno errori, meno comunicazioni ridondanti, meno dispersione».

Ma la funzionalità che ha fatto davvero la differenza è la cauzione digitale.

«Le nostre biciclette sono beni di valore significativo, alcune valgono migliaia di euro. Poter bloccare in modo automatico e digitale la cauzione prima che il cliente esca con la bici è uno strumento che ci protegge davvero. Non è solo una funzionalità tecnica: è una garanzia concreta che ci permette di offrire anche le bici di fascia alta senza timore».

I risultati: più prenotazioni, anche dagli italiani

Anche se siamo solo a inizio stagione, i segnali sono forti. La clientela italiana, storicamente restia a prenotare bici online (probabilmente per via delle commissioni al checkout), ha iniziato a usare regolarmente il canale digitale.

«È un cambiamento netto. E poi stiamo ricevendo prenotazioni da alcune nazionalità che prima non ci capitava di avere. Non possiamo attribuire tutto a Lokki siamo a inizio stagione ma è un segnale che qualcosa nel processo è cambiato in meglio».

Anche il feedback dei clienti è ottimo: la prenotazione viene descritta come «molto snella e semplice», senza sorprese al momento del pagamento.

«Semplicità, perché è tutto molto semplice. Chiarezza, perché è tutto chiaro. E poi grande assistenza da parte di tutto il team: qualsiasi cosa viene sempre risolta in tempi brevi».

A chi serve un cambio gestionale

La storia di Smile & Ride non è solo la storia di un’azienda che ha cambiato software. È la storia di un noleggio che stava perdendo prenotazioni – silenziosamente, senza rendersene conto – per via di un modello che non era allineato ai propri interessi. Il cambio di strumento ha reso visibile il problema e, insieme, lo ha risolto.

«Lo consiglierei a chiunque abbia una flotta di una certa dimensione e voglia avere il controllo della propria operatività. Tre motivi concreti: l’interfaccia è in italiano e chiara, il sistema non penalizza il cliente finale con costi nascosti, e il supporto è genuinamente disponibile quando ne hai bisogno. Per un noleggio che vuole crescere, è la combinazione giusta», conclude Maria Elena Mancuso, co-titolare di Smile & Ride.

Perché Smile & Ride ha scelto Lokki

• Nessuna commissione visibile al cliente nel checkout online
• Parità di prezzo tra canale digitale e presenza in negozio
• Gestione dell’officina su tablet, in tempo reale
• Preautorizzazione automatica della cauzione sulla carta di credito
• Interfaccia interamente in italiano per tutto il team
• Supporto diretto e reattivo durante la transizione e oltre

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[Contenuto realizzato in collaborazione con Lokki]